Periksa identitas usahanya
Minta nama badan usaha, alamat kantor yang bisa didatangi, dan kontak resmi. Bila vendor melayani banyak kota, tanyakan siapa satu kontak yang bertanggung jawab atas pemesanan lintas kota. Jawaban yang jelas memudahkan tim Anda menilai risikonya.
Tanyakan siapa yang menjadi penanggung jawab
Satu perjalanan bisa melibatkan pemesan, sopir, dan pengelola armada. Pastikan ada satu kontak yang bisa dihubungi saat perjalanan berlangsung, termasuk di luar jam kantor bila agenda Anda berjalan sampai malam.
Minta rincian biaya tertulis
Penawaran yang baik menjelaskan durasi, bahan bakar, tol, parkir, makan sopir, dan biaya lembur. Tanpa rincian ini, angka harian sulit dibandingkan antarvendor dan selisihnya baru terasa di tagihan akhir.
Bahas rencana cadangan
Tanyakan apa yang dilakukan vendor bila unit mengalami kendala di jalan, dan seberapa cepat penggantinya bisa dicarikan. Untuk kunjungan direksi atau event, jawaban ini sering lebih penting daripada selisih harga kecil.
Cocokkan dengan kebutuhan keuangan
Bagian keuangan biasanya memerlukan penawaran, invoice, dan bukti pembayaran. Sampaikan format yang dibutuhkan sejak awal, termasuk bila ada ketentuan pajak atau termin pembayaran di perusahaan Anda.