Data penumpang
Tuliskan jumlah orang, siapa pimpinan rombongan, dan kontak yang aktif selama perjalanan. Bila ada tamu dari luar perusahaan, siapkan juga nama yang perlu dikenali sopir saat penjemputan.
Jadwal per kota
Buat satu tabel berisi tanggal, kota, jam tiba, jam selesai, dan nomor penerbangan atau kereta. Tabel ini membuat vendor bisa langsung melihat kebutuhan tiap kota tanpa bertanya berulang.
Titik jemput dan tujuan
Tuliskan nama gedung, lobi, dan hotel secara lengkap. Untuk bandara, sebutkan terminal bila sudah diketahui. Perubahan kecil seperti pindah hotel sebaiknya langsung dikabarkan ke satu kontak.
Pembagian unit
Hitung kursi dan bagasi. Lima penumpang dengan koper besar mungkin butuh kendaraan lebih besar daripada kelihatannya. Untuk rombongan, bandingkan satu kendaraan besar dengan dua kendaraan kecil sesuai akses lokasi.
Dokumen sebelum berangkat
Pastikan penawaran, persetujuan internal, dan cara pembayaran sudah jelas. Simpan juga nomor sopir, jenis mobil, dan pelat nomor di satu pesan agar mudah ditemukan rombongan.